A partir da conciliação bancária é possível saber se todas as entradas e saídas da empresa estão corretas, ou se há alguma inconsistência que deve ser investigada e corrigida. Por isso, fazer esse processo de forma ágil é essencial para qualquer empresa.

Porém, apesar de ser importante, muitos empreendedores ainda não realizam a tarefa. Isso é um risco, pois sem o devido controle, é possível que haja inconsistências e tarifas não planejadas que podem passar despercebidas, gerando problemas de fechamento e até mesmo problemas na hora de arcar com as obrigações.

Acompanhe este artigo e entenda como fazer uma conciliação bancária de forma ágil e efetiva, inclusive utilizando a automatização com o ERP Protheus.

O que é conciliação bancária?

A conciliação bancária consiste em comparar o saldo de uma conta bancária com todas as informações externas, para identificar as entradas e saídas do caixa da empresa. 

Essa conferência é necessária para identificar a situação do fluxo de caixa da organização, e dessa forma conseguir planejar estratégias de investimento e também medir a capacidade de cumprir com suas obrigações.

Como fazer a conciliação bancária

Realizar a conciliação bancária por si só não é algo muito complexo, o principal ponto de preocupação aqui é ter todos os documentos de entrada e saída da empresa em mãos. Por isso, investir em uma tecnologia que centralize todos os documentos e informações, como um ERP, facilita muito o processo.

Confira a seguir os 3 passos principais para realizar uma conciliação bancária de maneira efetiva.

1. Monitorar os fluxos de caixa nos extratos bancários

O monitoramento dos fluxos de caixa deve fazer parte da rotina de trabalho, para garantir que nenhuma operação seja esquecida. Dentro desse monitoramento estão inclusos os recebimentos de clientes, pagamentos de salários, impostos, tarifas bancárias, entre outros.

2. Comparar os registros internos com os dados de pagamento e recebimento

Com todas as informações em mãos, é necessário ver se as contas estão batendo. Compare os registros das movimentações com os dados da instituição financeira, se estão de acordo com a realidade da empresa.

3. Corrigir possíveis erros

Se houver qualquer discrepância nas informações obtidas, é necessário investigar a fonte do erro, seja ela uma falha na hora de lançar algum documento ou até mesmo débitos indevidos por parte da instituição financeira. Quando o problema é interno, sua própria equipe pode corrigir, e quando é externo, é preciso solicitar uma compensação dos valores devidos.

Benefícios de realizar a conferência

Realizar a conciliação bancária garante que não haja nenhuma pendência ou imprevisto que venha a prejudicar na saúde financeira do negócio. Além disso, é possível ver muitas outras melhorias na hora de fazer investimentos, emprestimos, e até mesmo vendas e outras movimentações que dependem da instituição financeira.

Controle do fluxo de caixa

Se você realiza a conciliação bancária periodicamente, sabe bem como está o fluxo de caixa da empresa.

Com essa informação é possível prevenir a organização de possíveis riscos financeiros, e ainda calcular o saldo disponível para investimentos.

Previsão sobre contas a pagar e juros

Sua empresa tem 100% de controle sobre os juros de cartões de crédito empresariais e empréstimos feitos em banco? Realizando a conciliação bancária é possível ter esses dados atualizados e em mãos.

Além disso, quando é feita uma análise minuciosa sobre todas as contas a pagar, é provável que nenhuma negociação bancária seja esquecida, e sim, prevista com antecedência.

Facilidade ao fazer o planejamento orçamentário

O planejamento orçamentário é muito importante para qualquer empresa, isso porque ele tem como objetivo levantar as receitas, custos, despesas e investimentos que o negócio possui, e fazer uma previsão para os próximos meses ou anos.

Sem realizar uma conciliação bancária prévia, o planejamento orçamentário praticamente é inviável, afinal, você precisa ter uma visão objetiva das movimentações do seu negócio.

Conciliação Bancária Protheus

Como você pode ver, a conciliação bancária consiste em um processo de conferência documento a documento, que deve ser feito com muito cuidado. Mas esse processo não precisa ser manual.

Com o ERP Protheus, é possível automatizar a conciliação bancária, poupando tempo de conferência e otimizando a produtividade do setor financeiro. Utilizando o ERP, você pode:

• controlar as operações financeiras da empresa;
• verificar se todas as movimentações estão corretas;
• analisar pagamentos feitos e recebidos;
• constatar divergências entre lançamentos, depósitos bancários e outras movimentações;
• entre outros.

Como configurar a conciliação bancária no Protheus

Antes de tudo, as informações a seguir são técnicas e dependem de conhecimento em computação e ERPs. Não é recomendado fazer configurações no ERP por conta própria sem ter conhecimento sobre o assunto, portanto, conte com uma consultoria especializada se pretende investir na automatização da conciliação bancária.

Para configurar a conciliação bancária do Protheus, é necessário que as tabelas SE5, FK5, SIF e SIG se mantenham com o mesmo compartilhamento, e que as ocorrências de extrato do banco estejam cadastradas.

As configurações de cadastros não necessitam mais do Parâmetro Banco (FINA130) desde a versão 12 do Protheus. Basta utilizar o primeiro cadastro deste banco+agência+conta+subconta e verificar o campo Bytes Extrato (EE_BYTESXT), sendo que o layout utilizado geralmente apresenta 240 posições.

Também é preciso fazer a configuração das informações de Banco, Agência, Conta e Sub-Conta nas tabelas de importação do arquivo de extrato, sendo o SIF (Cabeçalho de Importação Extrato Bancário) e SIG (Itens Importados Extrato Bancário). 

A rotina importará o arquivo de extrato nestas tabelas se as posições das informações de Banco, Agencia e Conta estiverem configuradas no layout de acordo com o cadastro na tabela SA6.

Fazer todas essas configurações no Protheus pode até ser complicado, mas os benefícios em agilidade na conferência e controle de informações são perceptíveis já a curto prazo. Além disso, ao contar com uma Consultoria especializada em Protheus como a da BM Tec, todo o processo envolvendo o ERP é rápido e seguro, sem preocupações para sua empresa.

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